Tutti ad esaltare il multitasking, ma non tutti sanno che questo “mito” è una forzatura all’interno dell’operatività quotidiana.
All’interno di questo articolo voglio infatti parlarti di due “leggi” riprese dalla psicologia che secondo me possono aiutarti a comprendere meglio un concetto che ancora fatichiamo ad accettare: Il multitasking non ti fa e non vi fa portare a casa più risultati.
Insomma abbandoniamo questo mito, mantenendo l’approccio che mi piace di più: quello scientifico.
Perciò la domanda è: Conosci la legge di Miller e l’effetto Zeigarnik?
No? E allora vediamole insieme.
Due leggi per comprendere bene come funzioniamo davvero
Secondo te quanti compiti possiamo aprire contemporaneamente nel nostro cervello? Quanti file, in sostanza, possiamo gestire in contemporanea?
A questa domanda ha provato a dare una risposta lo psicologo George Miller negli anni ’50, sostenendo che la nostra memoria a breve termine riesce a trattenere e gestire tra le 5 e le 9 unità, chiamiamole così.
Perciò rispondere ad una mail, capire cosa fare a pranzo, organizzare una riunione e via dicendo sono tutte unità.
Questo numero è stato rivisto nel tempo (per fortuna!) perché probabilmente è intriso di ottimismo, infatti ricerche successive hanno abbassato questo range a 3-5 unità.
Quindi, detta in concreto, il nostro cervello non è un processore Intel Core i9 ma è più un Pentimum III.
Perciò ogni volta che sovraccarichiamo noi stessi di compiti, perché lo sappiamo oggi giorno la quotidianità lavorativa ci permette benissimo (se vogliamo) di andare in sovraccarico di task, oppure sovraccarichiamo i nostri collaboratori, stiamo creando uno scompenso di qualche tipo nella nostra produttività.
Togliamoci dalla mente l’equazione che volume=risultato garantito.
Il numero ideale si aggira tra le 3 e le 5 attività. Va però contestualizzato: dipende dal tipo di attività, dalla loro intensità e dal vostro contesto, quindi è una valutazione soggettiva. In ogni caso, oltre questa soglia è inevitabile che alcune attività restino aperte e incompiute.”
E qui entra in gioco l’effetto Zeigarnik. Una legge ripresa sempre dalla psicologia. Questa legge afferma che se compito non viene chiuso, si genera uno stato di tensione mentale che mantiene focalizzati su quel compito senza riuscire ad iniziarne uno completamente da zero.
In sostanza la psicologa lituana Bluma Zeigarnik, a cena in un ristorante viennese scoprì questo meccanismo adattivo, per cui la nostra mente invia costanti segnali di ansia fino a che quel task aperto non sia chiuso.
Perciò attenzione, se nella tua quotidianità di leader e manager ritieni che la tua e la vostra produttività, la vostra percentuale di vittoria (insomma, definiscila come vuoi) sia legata al numero delle cose che state facendo, ti sbagli di grosso.
Mi capita spesso di osservare manager che si muovono in modo umorale: un giorno imboccano una strada commerciale, il giorno dopo la abbandonano; iniziano una riscrittura di processi o procedure e poi la lasciano a metà; lanciano iniziative interne che evaporano dopo due settimane perché bisogna fare altro.
Non è cattiva volontà: è mancanza di metodo, di priorità e di consapevolezza dei limiti cognitivi propri e del team.
Il problema non è “cambiare idea”. Il problema è non portare a termine ciò che si inizia.
Ti faccio anche l’esempio della squadra sportiva, pallavolo in questo caso: inutile iniziare un lavoro di miglioramento della fase di ricezione per poi sospenderlo e attivare una fase di miglioramento della fase attacco, per poi sospendere anche questo e aprire il capitolo “focalizziamoci sull’aumento della percentuale di servizi punto” (gli ace).
Sono sicuro che già avrai intuito il risultato che restituisce questo tipo di approccio: presumo che già questo esempio abbia creato una leggera sensazione di ansia. Pensa di essere un atleta di questa squadra.
Miller e Zeigarnik per migliorare la produttività
Detto questo, come è possibile evitare questi sovraccarichi cognitivi?
Ti suggerisco, in chiusura, questi semplici passaggi:
- Domandati: Questa cosa che sto per fare o stiamo per fare merita davvero di occupare uno dei 3-5 slot mentali?
- Stabilita questa sorta di priorità, spezza l’attività in micro azioni chiare e il più possibile tempificabili.
- Inserisci la piccola regola che non si passa alle azioni successive se prima non si chiude la precedente.
Tutta questa mini-procedura (ma molto efficace, te lo assicuro) preserva la squadra da deviazioni non fruttuose e da cambi di direzione umorali. Ho parlato della tua squadra ma vale in primis e soprattutto per te!
Fare tante cose ci fa sentire produttivi ma chiuderle ci rende davvero efficaci.
Miller ci ricorda che lo spazio è limitato, Zeigarnik che ogni cosa lasciata a metà continua a occuparlo. Messe insieme, ci dicono una cosa semplice: un leader non si misura da quante attività apre, ma da quante ne porta fino in fondo, insieme al suo team.
Torniamo per un attimo in palestra. La squadra che vince non è quella che allena tutto, ma quella che lavora sulla ricezione finché la ricezione non funziona. Poi passa all’attacco.
E dunque, continuerari ancora a sostenere il multitasking con il tuo team?